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 贸易进出口公司文档安全管理面临的挑战

       目前大部分的青岛贸易型企业文件管理依然处于比较落后的状态，业务资料无法统一管理与协作，大量内外合作的资料散落在各个员工终端电脑上，存档与查找困难，不能对企业的历史资料进行沉淀，信息孤岛让管理人员无法实时全面地掌握情况，历史交易资料丢失等，这些问题都严重影响了青岛贸易进出口公司的业务连续性。另外由于资料的散落，人员的变动，数据删除、损坏等都会造资料的遗失，让接手人员上手变得麻烦，对公司的业务正常运转造成影响。

       青岛贸易行业复制性高，业务员通过几年在一个或多个公司的客户资源积累，往往会选择自立门户。目前贸易型公司日常运营中的诸多资料，如报价方案、产品资料、设计方案、合同、市场调查报告、总结报告、供应商资料和客户清单等散落在员工个人电脑上、U盘里或者纸质版存档，资料外泄风险高，并且一旦出现电脑硬盘损坏、U盘丢失、纸质资料损坏、员工离职等情况，就会造成企业重要数字资产流失。

贸易进出口公司文档安全共享云盘协同办公解决方案

       通过对公司资料进行统一集中管理、协同办公，使得管理人员对公司的档资料、历史数据尽收眼底，支持在线编辑协同，消息提醒，归档流程，防止共享，集合了跨网络移动办公方便性和数据防的安全性。

       1、信息同步，多个部门和协作单位的进展和变化及时把握。 

       2、大文件共享方便，一次传输、多人使用，避免大文件逐人传输或邮件发送的麻烦。 

针对协作的各方建立安全共享空间，使用文件共享替代频繁的文件传输。项目成员可以在文件评论区完成工作沟通，消息中心汇集协作信息，共享提醒、审阅意见、评论回复等消息一目了然。

       3、为项目各方搭建一个安全的文件共享空间，当文件被修改，共享文件的各方通过云端实时同步，能够及时获取的文件版本，文档有多个历史版本，可以随时查看文档的历史版本，以及每个版本使用人员的历史操作记录。文件的变动可以及时消息提醒通知相关人员。 

       4、保持各方对于项目进度的及时同步，防止各方数据不一致的情况发生，项目各方可以随时查看共享文件夹内的资料获取信息，随时掌握项目进度。 

       5、同时，各级管理人员可以根据工作需要设置对不同人员的文件使用权限加以限制，对核心资料可以防截屏、防复制、防另存、防打印等，防止项目进行中数据泄露等不安全隐患。 

       6、对于需要外发的文档资料，可以进行文件外发控制，设置外发文件的使用权限，包括时间、次数、人员、读写权限、过期自动删除、密码验证等。 

       7、安全云盘支持Windows系统下各种文件格式在线编辑，如office、wps、cad等，云盘中的文档操作跟在Windows下一样操作。

       通过企业安全共享和公司资料统一归档与防管理方案，满足了青岛贸易进出口公司多种业务需求，助推了青岛外贸行业的快速发展，并为各贸易公司的信息安全管理带来了实实在在的效果。